保育士の在職証明書、依頼文。例文や注意点を解説!

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保育士の在職証明書の依頼文の書き方、知りたいですよね。

在職証明書を発行を依頼する際の依頼文や、依頼時の注意点を押さえて、スムーズに新しい転職活動をしましょう!

 

保育士の在職証明書を取得する方法や依頼文の例文、注意点などを詳しくまとめました。

保育士の転職に必要な在職証明書とはどのようなものか、必要性も併せて解説していきます。

 

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保育士の在職証明書の依頼文

保育士の在職証明書は、保育士を続けていくうえで大事な書類です。

他の職種に比べ、保育士は転職時に在職証明書が必要という点で煩雑に感じるかもしれません。

 

しかし、転職先での給料にも関わる大事な書類なため、しっかりと依頼の流れを知り、スムーズに進められるようにしましょう。

保育士の在職証明書の依頼文に記載する内容

在職証明書は勤務していた園に依頼をし、発行してもらいます。

転職先の園から依頼をしてもらえる場合もありますが、一般的には自ら依頼をする場合が多いです。

 

在職証明書を依頼する場合の依頼文には、下記の内容を記載します。

宛名

紙面の左上に園名を記載します。略さず正式名称を記入します。

送付日年月日

依頼した日(送付した日)を文章の右上に記載します。

タイトル

依頼内容を書きます。

例:在職証明書発行のご依頼について

あいさつ文

手紙は一般的に「拝啓」「謹啓」などの頭語で始まり結語で終わります。

頭語から一文字空けて挨拶文を書き始め、挨拶文の冒頭は季節に合った時候の挨拶を入れます。

本文

あいさつ文の後に「さて」「つきましては」と本題を記載しましょう。

  • 期日:2~3週間ほど余裕を持って記載する
  • 返信先:自身の氏名・住所を記載

「返信用の封筒を同封しておりますので、そちらをご使用いただけますと幸いです。」と記載しましょう。

結び

依頼に対してのお礼を記載します。

例:ご多忙な中、お手数をおかけしてしまい申し訳ありません。

など、結びの言葉と結語で締めましょう。

 

頭語と結語は対になっている組み合わせを使用します。

 

組み合わせ例

  • 拝啓(はいけい)と敬具(けいぐ)
  • 拝呈(はいてい)と敬白(けいはく)
  • 啓上(けいじょう)と拝具(はいぐ)

差出人の連絡先

氏名、住所、電話番号を記載します。

保育士の在職証明書の依頼文・例文

では実際に、上記の「保育士の在職証明書の依頼文に記載する内容」を参考に、例文を見てみましょう。

社会福祉法人◯◯会△△保育園

令和◯年◯月◯日

⚫︎⚫︎(担当者氏名)様

                   在職証明書発行のご依頼について

拝啓、時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。◯年◯月まで貴法人に在籍しておりました××××(氏名)と申します。在職中は大変お世話になり厚く御礼申し上げます。

つきましては、再就職のために在職証明書が必要となりました。

ご多忙のところ大変恐縮ではございますが、以下の項目にて在職証明書を◯部発行していただきたくお願い申し上げます。

なお、◯月◯日までにご返送いただけるようお願い申し上げます。返信用の封筒を同封しておりますので、そちらをご使用いただけますと幸いです。ご多忙な中、お手数をおかけしてしまい申し訳ありません。略儀ではありますが、書面をもちましてお願い申し上げます。

                       敬具

            記

1・氏名

2・生年月日

3・住所

4・雇用期間

5・雇用形態

6・仕事内容、役職

以上

【氏名】

                  【住所】

                 【電話番号】

 

依頼書を作成する際は、いつまでに何部必要なのか、また記載してほしい項目を明記しましょう。

漏れがあると不要なやり取りが発生してしまいます。

念入りに文面を確認することが大切です。

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保育士が在職証明書を依頼する時の注意点

勤めていた保育園に在職証明書を依頼する際に気をつけておきたい注意点をご紹介します。

ポイントを知っておくだけでも、スムーズに行動することができるでしょう。

事前に電話でお願いしておく

郵送で在職証明書の発行をお願いする際は、事前に電話連絡を入れてお願いをしておきましょう。

あらかじめ依頼文を送付する旨を伝えておいた方が、保育園側がスムーズに作成しやすくなります。

電話連絡をする際は、具体的に以下の内容を伝えておきましょう。

  • 転職が決まったこと
  • 在職証明書の発行をお願いしたいこと
  • 依頼文を書いた書面を封筒で郵送すること

郵送する封筒に、返信用の封筒も同封していることを伝えるとより親切な印象です。

電話を切る際は、対応してもらうことへのお礼をきちんと伝えましょう。

発行までに時間がかかることを想定しておく

園行事で忙しかったり人手不足だったり、様々な理由で在職証明書の発行に時間がかかってしまうケースもあります。

提出期限ぎりぎりに郵送依頼をするのは、発行元の保育園にも転職先にも迷惑をかけてしまいます。

ある程度の日数を要することを想定したうえで、余裕をもって発行を依頼しましょう。

 

依頼をしてからしばらく送られてこない場合は、転職先の園や転職サービスの担当者に相談して仲介してもらうとよいでしょう。

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退職理由が記載される場合もある

以前勤務していた保育園によっては、在籍証明書に退職理由が記載される場合があります。

ネガティブな理由で退職した場合は、注意が必要です。

 

人間関係や体調不良などネガティブな理由で退職した場合、理由について面談時などに転職先へあらかじめ伝えておいてもよいでしょう。

その上で、現在は心身ともに保育士としての就労に問題はないことを話しておくことがおすすめです。

円満退職でない場合は注意

トラブルが生じて転職になった場合、在職証明書の備考欄に詳細を記載されるケースがあります。

また、在職証明の発行の際に直接、園同士でやりとりすることで悪い評価が伝わってしまう場合も考えられます。

心配がある方は自身で取り寄せることをおすすめします。

在職証明書の発行を断られる場合もある

在職証明書の発行は義務付けられていないため、時々発行を断る園があります。

その場合は、転職先や紹介会社のアドバイザーに相談をし、発行をしてもらえるよう仲介に入ってもらいましょう。

 

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履歴書と相違がないかを確認する

在職証明書と履歴書の中で、在職期間などに相違がないか確認しましょう。

相違があれば、転職先の担当者を混乱させてしまいます。

在職期間や雇用形態、仕事内容など、在職証明書と履歴書が同じ内容であるかチェックしましょう。

コピーを取って保管する

在職証明書の原本は新しい園に提出してしまうため、コピーを取って手元に保管しておくことがおすすめです。

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保育士の在職証明書

在職証明書とは認可保育園で保育士として働いていた期間を証明する書類で、勤務証明書ともいわれています。

 

認可外保育園(無認可保育園)等の児童福祉法に基づいて認可を受けていない保育施設では、

  • 在職証明書が不要
  • 認可外保育園での保育士経験は換算されない

場合があります。

 

在職証明書は認可保育園に転職する際には必要になる書類です。

過去に転職経験が何度かある人は、全園分の在職証明が必要です。

 

在職証明書が必要な理由としては、認可保育園は自治体や行政から補助金をもらい、運営をしています。

保育士の給与についての補助金額は保育士経験年数によって変動します。

これを「処遇改善等加算」と言い、自治体や行政に証明するために、在職証明書を提出する必要があるのです。

退職日に直接受け取ることも可能

退職日に直接在職証明書を受け取ることも可能です。

退職日に受け取りたい場合は、余裕を持って、事前に依頼をしておきましょう。

 

在職証明書には、

  • 発行依頼者の氏名
  • 生年月日
  • 住所
  • 雇用期間
  • 雇用形態・役職
  • 勤務地
  • 職務内容
  • 発行日
  • 発行元の保育園名
  • 保育園住所・証明印

などを記載します。

在職証明書は転職の度に必要

上記にてコピーを取って保管と記載しましたが、在職証明書は「原本」の提出を求められることがほとんどです。

転職の度に発行依頼が必要です。

転職を短期間に繰り返している方の場合、複数の園に在職証明書の発行をお願いすることになります。

それにより度々転職していることが強調されてしまうため、転職先に依頼するのではなく、自身で取り寄せることをおすすめします。

在職証明書は、非正規雇用の期間も含まれる

非正規雇用での勤務も保育士経験として含まれます。

原則として、1日6時間・月20日以上勤務した保育士が対象となります。

転職先の保育園で求められた場合には、前勤務先に在職証明書の発行を依頼しましょう。

 

派遣社員で働いていた場合は、雇先の派遣会社ではなく、勤務をしていた園への依頼になるので注意が必要です。

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まとめ

今回は、保育士の在職証明書の依頼について、依頼文の例文や注意点をご紹介しました。

事前に依頼方法や注意点を把握しておくことで、転職時に慌てることもなくなるでしょう。

 

スムーズに在職証明書を発行してもらうには、円満退職が理想です。

とはいえ、離職率の高い保育士は様々な理由で退職しています。

皆が円満退職とは限りません。

 

在籍証明書の依頼に対して、退職した園とのやり取りは気が重い保育士もいるかもしれません。

しかし、在籍証明書はあくまでも保育士経験年数による「処遇改善等加算」という制度のためなのです。

新しい環境で働くために必要な書類のため、転職のための「事務手続き」と割り切って考えてもよいでしょう。

 

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